Сегодня тренд на роботизацию бизнес-процессов в компаниях является одним из основных не только в мире, но и в России. Именно благодаря внедрению технологий автоматизации предприятия могут освободить время сотрудников на более сложные и интересные задачи за счет повышения эффективности управления бизнес-процессами, что позволит увеличить темпы развития.
Как поменялось отношение российских компаний и бизнес-сообществ к RPA:
Генеральный директор UiPath Светлана Анисимова отметила, что на 2018 год, когда их компания только начала предоставлять услуги в России, рынок был слабо осведомлен о технологиях автоматизации бизнес-процессов, однако ситуация за два года изменилась, и теперь бизнес-сообщества все чаще обращаются за помощью к роботам для оптимизации процессов в компании.
«RPA — прикладная технология, преимущества которой в том, что она быстро развертывается и приносит значительный экономический эффект, который может быть виден в рамках одного года или нескольких месяцев в зависимости от скорости внедрения. Это понимание появлялось у наших заказчиков по мере того, как мы реализовывали первые проекты. Мы очень горды тем, что за это время нам удалось обучить достаточное количество специалистов, чтобы наши заказчики не испытывали дефицита в специалистах RPA. Этому очень способствовала UiPath академия, где могут обучаться сотрудники предприятия или просто люди, которые интересуются тематикой RPA на русском языке, она абсолютно бесплатна. Открытость — один из принципов нашей компании и это помогло нам занять лидирующее место на рынке», — добавила она.
«Мы рекомендуем нашим заказчикам вовлекать как можно больше сотрудников в проекты RPA, объяснять им что это и рассказывать, что робот не способен заменить человека. Существует очень узкая граница, где может работать технология RPA, а где необходим интеллект сотрудника, — поделилась Светлана Анисимова. — Наша статистика показывает, что 99,7 процентов операций робот проводит без ошибок, причем те 0,3 процента ошибок возникают скорее всего из-за некорректно введенных данных или ошибок в проектировании. А в целом, когда люди видят, как здорово и быстро это получается, то предлагают новые задачи под роботизацию», — поделилась она.
Перспективы и тренды
По словам Светланы Анисимовой, стоит выделить три вещи, к которым необходимо готовится в ближайшие годы компаниям и сотрудникам. Во-первых, это расширение присутствия роботов в нашей жизни. Затем упрощение конкретной технологии, по мере ее развития, до состояния, когда у каждого сотрудника появится свой собственный цифровой помощник, выполняющий ежедневные рутинные операции. А также переход к платформенной форме автоматизации, когда технология начнет взаимодействовать с искусственным интеллектом и с системой мониторинга процессов с постоянными рекомендациям для улучшения и поиска новых задач, которые предприятие способно роботизировать.
Кейсы внедрения RPA-технологий
Процесс роботизации ритейла
В рамках конференции опытом внедрения RPA-технологий в сферу ритейла поделилась директор многофункционального общего центра обслуживания X5 Retail Group Наталья Гайнуллина.
«Процесс состоял из трех этапов. Первый проходят все — это пилот, он начинался в общем центре обслуживания компании (ОЦО). По результатам успешного тестирования, было принято решение о тиражировании этой технологии в компании и был создан центр экспертизы по роботизации. И сейчас у нас начался третий этап, когда мы интегрируем RPA-технологии с системой BPMN. Если говорить о результатах пилотных процессов, то мы брали порядка 7 процессов в ОЦО. Наверное, самым трудоемким с точки зрения реализации и наиболее эффективными стал процесс сверок с поставщиками. Мы начали с него. Срок окупаемости проекта был меньше года. Длительность проекта — порядка 9 месяцев. В настоящее время у нас роботизировано более 70 процессов — это постоянно работающие, есть также процессы, которые запускаются периодически. У нас порядка 30 лицензий бэк офисных. В среднем срок окупаемости сохранился на уровне года», — отметила она
Несколько рекомендаций командам, которые только приступают к роботизации: если компания собирается внедрять подобные технологии на долгосрочной перспективе, то необходимо заранее сформировать постоянную команду способную реализовывать и в дальнейшем поддерживать роботов, даже если проект делается с привлечением консультантов. Помимо этого, она отметила, что необходимо уделять внимание информационной безопасности, поскольку в случае взаимодействия с внешними системами и контрагентами, на это может потребоваться значительное количество времени и поэтому стоит привлечь специалистов по информационной безопасности как можно раньше.
Цифровизация финансового сектора
Об опыте внедрения RPA-технологий в банковском секторе рассказала Старший Вице-Президент — заместитель руководителя операционного блока Банка «Открытие» Оксана Апейкина.
«Отправной точкой в апробировании роботизации стал совместно проведенный с КПМГ проект по повышению эффективности Операционного блока. В рамках проекта мы построили процессную модель, сформировали предложения по автоматизации и роботизации процессов, провели пилотное внедрение первого робота в Банке .
После успешно проведенного пилота совместно с коллегами из Блока малого и среднего бизнеса были внедрены цифровые сотрудники на 5 массовых процессов, которые помогают бизнесу в ежедневном обслуживании клиентов. Первые успехи наших цифровых сотрудников дали старт масштабированию технологии RPA сначала на Операционном блоке, а затем на Банке в целом", — пояснила Оксана Апейкина.
Оксана также рассказала о том, как построен процесс роботизации в Банке. На роботизацию одного процесса уходит 2−3 месяца в зависимости от сложности разрабатываемого робота. В этот срок входят этапы выбора, разработки, тестирования и внедрения робота в промышленную эксплуатацию.
Одной из составляющих успеха в масштабировании RPA — обучение сотрудников: первичное двухдневное обучение основам роботизации и постоянный обмен опытом между разработчиками.
Для формирования кадрового резерва мы создали Академию «Открытия» с коллаборацией с 3-мя ВУЗами: в Москве, Ульяновске и Саратове, где студенты 3−4 курсов изучают технологию роботизации с возможностью дальнейшего трудоустройства в Банк.
По словам Оксаны Апейкиной ключевыми бизнес-ценностями цифровых сотрудников Банка «Открытие» являются быстрое решение краткосрочных задач, исполнение бизнес-планов, SLA без наращивания ресурсов и повышение скорости предоставления услуг клиентам.
Автоматизация в нефтегазовом секторе
Опытом роботизации бизнес-процессов в нефтегазовой компании поделился руководитель проекта «Газпром нефти», Евгений Винокуров.
В 2017 году в нашей компании стартовал пилотный проект по роботизации финансовых процессов. На текущий момент, в группе компаний роботизировано несколько десятков процессов, и в 2021 году их количество планируется удвоить. Важно отметить, что основной акцент при роботизации делается не на количестве процессов, а на эффектах, которые они могут дать: уменьшение трудозатрат, снижение риска возникновения ошибок и ускорение процессов.
Помимо этого, за время внедрения технологии RPA, в компании был выработан свой подход к роботизации, в рамках которого компания развивает как внутренние компетенции, так и привлекает внешние ресурсы. Это позволяет сократить сроки внедрения роботизируемых процессов, в среднем, до 1−2 месяцев на 1 робота, и получать дополнительные эффекты за счет использования стека технологий, таких как RPA. OCR. ML.
Как работают роботы в бухгалтерии
Своим опытом внедрения также поделилась директор ООО «ММК-Учетный центр», Группы ПАО «Магнитогорский металлургический комбинат» Оксана Самойлова. По ее словам, первый пилотный проект компания реализовала в 2018 году, когда еще не осознавала принцип работы конкретной технологии, однако затем в предприятии узнали, что большинство рутинных процессов можно роботизировать, тем самым пройдя этап от полного непонимания и отрицания процесса роботизации до его принятия.
«В 2019 году совместно с Центром компетенции RPA и инноваций ООО „ММК-Информсервис“ мы проанализировали, продиагностировали учетные процессы и успешно „собрали“ 15 роботов. В 2020 году роботизировано более 30 отдельных учетных процессов, в этом случае задействованы все основные направления деятельности — расчет заработной платы и себестоимости, формирования и предоставления информаций для налогообложения и финансовой отчетности», — сказала она.
«В 2021 году у нас запланировано более 20 процессов, часть которых уже реализовывается», — добавила Самойлова.
RPA-технология в страховании
Как отметил начальник управления бизнес-архитектуры, департамента технологий и изменений операционного блока Росгосстраха Сергей Волков, на 2018 год компания сумела автоматизировать три бизнес-процесса. Затем предприятие акцентировало внимание на стабилизации системы технологии. На сегодняшний день предприятие планирует активно развивать технологии для решения не только задач операционного блока, но и смежных. Один из реализованных в Росгосстрахе процессов работает 24\7 и обрабатывает очередь договоров в реальном времени, а 2 других запускаются во время низкой нагрузки по первому процессу, что позволяет эффективно утилизировать лицензии и управлять очередью. Помимо этого, в будущем Росгосстрах планирует использовать технологию персональной автоматизации.
«Роботизация подходит не для всех видов операций, поскольку процессы должны быть массовыми, стандартизированными, а самое главное — это должны быть массовые рутинные операции. Роботизация де-факто стала тем подходом, который используется для замены интеграций между legacy системами, где интеграция обычными методами может быть трудоемкой или не целесообразной, и позволяет сократить time2market для вывода новых продуктов», — поделился он.
Реализация системы мониторинга работы RPA в Росгосстрахе позволяет не подготовленным пользователям визуально определять зависание или ошибки в работе робота и перезапускать его без участия разработчиков, а также отслеживать показатели по количеству исключений ретроспективно и в режиме реального времени для формирования обратной связи по массовым ошибкам для подразделений поставщиков задач для обработки.
Эффект роботизации, по его словам, это снижение трудозатрат и повышение качества данных, что в свою очередь приводит к снижению издержек. Также он добавил, что при внедрении, компания столкнулась с некоторыми сложностями, в частности, обеспечение достаточной информационной безопасности для реализации проекта.